Dofinansowanie okularów dla pracowników – aspekty podatkowe

Skąd bierze się obowiązek pracodawcy

Praca przy komputerze przez wiele godzin dziennie obciąża wzrok, dlatego ustawodawca nałożył na pracodawców konkretny obowiązek w tym zakresie. Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca musi zapewnić pracownikowi okulary (lub szkła kontaktowe) korygujące wzrok, jeżeli wynika to z zalecenia lekarza wydanego na podstawie badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Obowiązek ten aktualizuje się wyłącznie wobec osób, które użytkują monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 tego samego rozporządzenia). Kluczowe jest przy tym, aby zapewnione okulary miały parametry odpowiadające faktycznemu stanowi wzroku pracownika i były przeznaczone konkretnie do pracy przy monitorze – nie chodzi więc o dowolne okulary korekcyjne, lecz o takie, które wynikają wprost z zalecenia lekarskiego.

Fot. na str. gł. magnific.com

W niektórych przypadkach, ze względu na rodzaj wady wzroku, lekarz zamiast okularów zaleca soczewki kontaktowe. Taka forma korekcji traktowana jest analogicznie – pracodawca ma obowiązek ją sfinansować na tych samych zasadach.

Dwie dopuszczalne formy realizacji obowiązku

Przepisy nie precyzują, w jaki sposób pracodawca ma zrealizować ten obowiązek. W praktyce możliwe są dwa rozwiązania:

1. Zakup okularów przez pracodawcę i przekazanie ich pracownikowi w gotowej postaci, zgodnie z zaleceniem lekarza.
2. Samodzielny zakup przez pracownika (najczęściej po uzgodnieniu z pracodawcą) i późniejszy zwrot poniesionych kosztów na podstawie faktury wystawionej na pracownika. W tym wariancie dobrą praktyką jest wcześniejsze ustalenie przez pracodawcę górnego limitu kwoty zwrotu i poinformowanie o nim załogi – co pozwala uniknąć sporów co do wysokości refundacji.

Obie formy są traktowane przez fiskusa jako w pełni zgodne z przepisami bhp i uprawniają do skorzystania ze zwolnienia podatkowego.

Zwolnienie z podatku PIT – podstawa i zakres

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są świadczenia rzeczowe oraz ekwiwalenty za te świadczenia, jeśli przysługują na podstawie przepisów bhp, a zasady ich przyznawania wynikają z ustaw lub aktów wykonawczych. Ponieważ obowiązek zapewnienia okularów do pracy przy monitorze wynika wprost z rozporządzenia w sprawie bhp, spełniony jest warunek zastosowania zwolnienia.

W praktyce oznacza to, że:

• wartość okularów przekazanych bezpośrednio przez pracodawcę,
• jak i kwota zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika,

nie stanowią podstawy do naliczenia podatku dochodowego ani składek, o ile mieszczą się w granicach realizacji obowiązku bhp.

Szczególny przypadek: okulary ochronno-korekcyjne jako środek ochrony indywidualnej

Odrębnie należy potraktować sytuację, w której okulary ochronne z wbudowaną częścią korekcyjną pełnią funkcję środka ochrony indywidualnej (np. na stanowiskach, gdzie oprócz wady wzroku trzeba chronić oczy przed czynnikami szkodliwymi). W takim przypadku:

• okulary pozostają własnością pracodawcy,
• są jedynie udostępniane pracownikowi do używania w czasie wykonywania obowiązków służbowych,
• pracownik nie uzyskuje żadnego trwałego przysporzenia majątkowego.

W konsekwencji świadczenie to jest całkowicie neutralne podatkowo – nie powstaje przychód ze stosunku pracy, a pracodawca nie ma obowiązku doliczania wartości takich okularów do przychodu pracownika. Stanowisko to potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 5 grudnia 2016 r. (3063-ILPB1-1.4511.199.2016.2.KS).

Koszty uzyskania przychodu po stronie pracodawcy

Wydatek poniesiony przez pracodawcę na zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych dla pracownika – czy to w formie bezpośredniego zakupu, czy zwrotu kosztów – może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z faktu, że jest to świadczenie obowiązkowe, nałożone na pracodawcę przepisami rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach z monitorami ekranowymi, a więc spełniające ogólną definicję kosztu podatkowego związanego z prowadzoną działalnością.

Warto podkreślić, że jeśli pracodawca ogranicza zwrot do określonego limitu, kosztem podatkowym będzie wyłącznie kwota faktycznie zwróconego wydatku – niezależnie od tego, na jaką sumę opiewa faktura.

APTM Doradcy Podatkowi Pankowski, Miłek

Masz pytania ? Chcesz, żebyśmy sprawdzili Twoją sytuację i pomogli z formalnościami ? Skontaktuj się z nami.

Warto skorzystać z doradztwa podatkowego – bezpłatnie dla członków DIL

W codziennej praktyce lekarskiej kwestie podatkowe często schodzą na dalszy plan, a przecież odpowiednio dobrane rozwiązania mogą znacząco wpłynąć na bezpieczeństwo finansowe i komfort pracy. Dlatego Dolnośląska Izba Lekarska we Wrocławiu oferuje swoim członkom bezpłatny dostęp do profesjonalnego doradztwa podatkowego. Z konsultacji mogą skorzystać zarówno lekarze i lekarze dentyści prowadzący własną działalność, jak i ci wykonujący zawód w ramach umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

Usługa dostępna jest w ramach składki członkowskiej – nie wiąże się z dodatkowymi opłatami.

Wsparcie zapewnia firma APTM Doradcy Podatkowi s.c. specjalizująca się we współpracy z przedstawicielami zawodów medycznych. Zespół tworzą doradcy podatkowi, eksperci prawni oraz specjaliści w zakresie finansów i podatków, Jeśli chcecie Państwo skorzystać z porady, czy wyjaśnić problem podatkowy związany z wykonywaniem zawodu lekarza lub lekarza dentysty, prosimy o kontakt mailowy:  podatki@dilnet.wroc.pl. Po zgłoszeniu sprawy ustalony zostanie dogodny sposób konsultacji. Odpowiedzi i konsultacje udzielane są przede wszystkim mailowo, telefonicznie lub za pośrednictwem platformy Zoom. Z konsultacji mogą skorzystać zarówno lekarze i lekarze dentyści prowadzący własną działalność gospodarczą, jak i osoby wykonujące zawód w ramach umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, a także podmioty lecznicze o różnej formie prawnej.

Na co dzień wspieramy lekarzy i podmioty związane z ochroną zdrowia w sprawach podatkowych wymagających szczególnej ostrożności — zarówno na etapie czynności sprawdzających i kontroli, jak również w toku postępowań podatkowych oraz sporów prowadzonych przed sądami administracyjnymi.

Z praktyki wiemy, że sposób reakcji już na samym początku kontaktu z organem podatkowym może mieć istotny wpływ na dalszy przebieg sprawy, zakres obowiązków podatnika oraz poziom ryzyka podatkowego.

Dlatego, jeżeli:

• otrzymali Państwo zawiadomienie lub informację z urzędu dotyczącą czynności sprawdzających w zakresie rozliczeń podatkowych,
• w Państwa sprawie prowadzona jest kontrola podatkowa albo kontrola celno-skarbowa,
• toczy się postępowanie podatkowe,

możemy pomóc w ocenie sytuacji, uporządkowaniu dokumentów oraz przygotowaniu bezpiecznej i przemyślanej strategii dalszego działania.

Zapraszamy do kontaktu oraz krótkiej rozmowy, podczas której omówimy aktualny etap sprawy, wskażemy potencjalne obszary ryzyka i zaproponujemy możliwe kierunki działania. W wielu przypadkach już wstępna konsultacja pozwala uporządkować dalsze kroki, uniknąć pochopnych decyzji i ograniczyć ryzyka na kolejnych etapach kontaktu z organami podatkowymi.

W sprawach wymagających osobistego omówienia istnieje również możliwość umówienia spotkania stacjonarnego w siedzibie Dolnośląskiej Izby Lekarskiej przy ul. Kazimierza Wielkiego 45 we Wrocławiu w każdy poniedziałek roboczy w godzinach 11.00 – 14.00.

Spotkanie wymaga wcześniejszego umówienia M: 601 97 10 10

lub

w Kancelarii APTM ul. Legnicka 62 we Wrocławiu w dniach roboczych od poniedziałku do piątku w godzinach 09.00 – 15.00.

Spotkanie wymaga wcześniejszego umówienia M: 601 97 10 10.

Fot. na str. gł. magnific.com