Kiedy pracodawca może zniszczyć dotychczasową dokumentację pracowniczą po jej elektronizacji

Jeśli prowadzisz gabinet, przychodnię czy inną placówkę medyczną i zatrudniasz personel – pielęgniarki, rejestratorki, asystentki medyczne czy innych lekarzy na etacie – w pewnym momencie możesz zdecydować się na przejście z papierowych akt osobowych na elektroniczną dokumentację pracowniczą (np. w ramach cyfryzacji dokumentacji całej placówki, obok elektronicznej dokumentacji medycznej). Warto wtedy wiedzieć, jakie obowiązki informacyjne ciążą na Tobie jako pracodawcy oraz kiedy i na jakich zasadach wolno Ci zniszczyć starą, papierową wersję akt personelu.

Uprawnienie, a nie obowiązek

Kodeks pracy (art. 9410) daje pracodawcy możliwość zniszczenia poprzedniej wersji dokumentacji pracowniczej, gdy osoba uprawniona nie zgłosi się po jej odbiór. To jednak wyłącznie opcja, nie nakaz – akta w dawnej formie mogą równie dobrze pozostać
w archiwum zakładu bezterminowo.

Co istotne, ustawodawca nie wyznaczył żadnego konkretnego momentu, w którym takie zniszczenie miałoby nastąpić. Brak terminu wynika wprost z faktu, że samo zniszczenie nie jest obligatoryjne – inaczej niż ma to miejsce po upływie ustawowego okresu przechowywania akt, kiedy to przetwarzanie danych faktycznie musi się zakończyć. Tutaj dane nadal mogą być legalnie przetwarzane, niezależnie od tego, czy stara wersja dokumentów zostanie zniszczona, czy nie.

Dwa kierunki zmiany formy dokumentacji

Pracodawca ma prawo przejść z papierowej formy prowadzenia akt na elektroniczną, ale możliwy jest też kierunek odwrotny (choć w praktyce zdarza się to znacznie rzadziej). Zmiana z papieru na elektronikę wymaga sporządzenia cyfrowego odwzorowania dokumentu (np. skanu), które następnie musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, lub kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej przez pracodawcę. Podpis lub pieczęć mają potwierdzać, że skan wiernie odzwierciedla oryginał – i dotyczy to każdego pojedynczego dokumentu trafiającego do akt.

Obowiązek poinformowania zatrudnionych i byłych pracowników

Zmieniając formę prowadzenia akt, pracodawca musi – w sposób funkcjonujący u niego jako standard komunikacji – przekazać pracownikom dwie informacje:

1. że doszło do zmiany formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji;
2. że mają 30 dni od otrzymania tej informacji na odebranie dotychczasowej (np. papierowej) wersji akt.

Taki komunikat trzeba wysłać również byłym pracownikom – pisemnie lub elektronicznie – o ile elektronizacja objęła też ich dokumentację. Warto wiedzieć, że choć nie wynika to wprost z przepisów, dobrą praktyką jest zawarcie w takiej informacji wzmianki, że brak odbioru akt w wyznaczonym czasie może skutkować ich zniszczeniem przez zakład pracy.

Czy termin 30 dni można wydłużyć?

Przepisy nie przewidują tu sztywnego rygoru – ustawowy termin 30 dni to minimum, którego skrócić nie wolno, ale można go wydłużyć. Wydanie akt później niż po 30 dniach z pewnością nie krzywdzi osób uprawnionych do ich odbioru, a skoro samo zniszczenie dokumentacji i tak nie jest obowiązkowe, trudno bronić tezy, że jedynym dopuszczalnym terminem jest dokładnie miesiąc wskazany w kodeksie.

Sposób doręczenia zawiadomienia

Szczegóły dotyczące doręczenia informacji reguluje § 15 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zawiadomienie o możliwości odbioru akt musi trafić do pracownika lub byłego pracownika za pokwitowaniem – osobiście, albo za pośrednictwem:

• poczty;
• osoby wyznaczonej przez pracodawcę;
• kanału elektronicznego – pod warunkiem że uda się uzyskać potwierdzenie dostarczenia wiadomości.

Kto może odebrać akta i co dzieje się dalej

Prawo do odbioru starej wersji dokumentacji – w terminie określonym przez pracodawcę w zawiadomieniu – przysługuje: samemu pracownikowi, byłemu pracownikowi, a w razie jego śmierci – członkowi rodziny wskazanemu w art. 94⁹ § 3 k.p.

Jeśli w wyznaczonym czasie nikt się nie zgłosi, pracodawca zyskuje prawo do zniszczenia nieaktualnej już postaci dokumentów – ale jak wspomniano, nie musi z niego korzystać.

APTM Doradcy Podatkowi Pankowski, Miłek

Masz pytania ? Chcesz, żebyśmy sprawdzili Twoją sytuację i pomogli z formalnościami ? Skontaktuj się z nami.

Warto skorzystać z doradztwa podatkowego – bezpłatnie dla członków DIL

W codziennej praktyce lekarskiej kwestie podatkowe często schodzą na dalszy plan,
a przecież odpowiednio dobrane rozwiązania mogą znacząco wpłynąć na bezpieczeństwo finansowe i komfort pracy. Dlatego Dolnośląska Izba Lekarska we Wrocławiu oferuje swoim członkom bezpłatny dostęp do profesjonalnego doradztwa podatkowego.
Z konsultacji mogą skorzystać zarówno lekarze i lekarze dentyści prowadzący własną działalność, jak i ci wykonujący zawód w ramach umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

Usługa dostępna jest w ramach składki członkowskiej – nie wiąże się z dodatkowymi opłatami.

Wsparcie zapewnia firma APTM Doradcy Podatkowi s.c. specjalizująca się we współpracy z przedstawicielami zawodów medycznych. Zespół tworzą doradcy podatkowi, eksperci prawni oraz specjaliści w zakresie finansów i podatków, Jeśli chcecie Państwo skorzystać z porady, czy wyjaśnić problem podatkowy związany z wykonywaniem zawodu lekarza lub lekarza dentysty, prosimy o kontakt mailowy:  podatki@dilnet.wroc.pl. Po zgłoszeniu sprawy ustalony zostanie dogodny sposób konsultacji. Odpowiedzi i konsultacje udzielane są przede wszystkim mailowo, telefonicznie lub za pośrednictwem platformy Zoom. Z konsultacji mogą skorzystać zarówno lekarze i lekarze dentyści prowadzący własną działalność gospodarczą, jak i osoby wykonujące zawód w ramach umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, a także podmioty lecznicze o różnej formie prawnej.

Na co dzień wspieramy lekarzy i podmioty związane z ochroną zdrowia w sprawach podatkowych wymagających szczególnej ostrożności — zarówno na etapie czynności sprawdzających i kontroli, jak również w toku postępowań podatkowych oraz sporów prowadzonych przed sądami administracyjnymi.

Z praktyki wiemy, że sposób reakcji już na samym początku kontaktu z organem podatkowym może mieć istotny wpływ na dalszy przebieg sprawy, zakres obowiązków podatnika oraz poziom ryzyka podatkowego.

Dlatego, jeżeli:

• otrzymali Państwo zawiadomienie lub informację z urzędu dotyczącą czynności sprawdzających w zakresie rozliczeń podatkowych,
• w Państwa sprawie prowadzona jest kontrola podatkowa albo kontrola celno-skarbowa,
• toczy się postępowanie podatkowe,

możemy pomóc w ocenie sytuacji, uporządkowaniu dokumentów oraz przygotowaniu bezpiecznej i przemyślanej strategii dalszego działania.

Zapraszamy do kontaktu oraz krótkiej rozmowy, podczas której omówimy aktualny etap sprawy, wskażemy potencjalne obszary ryzyka i zaproponujemy możliwe kierunki działania. W wielu przypadkach już wstępna konsultacja pozwala uporządkować dalsze kroki, uniknąć pochopnych decyzji i ograniczyć ryzyka na kolejnych etapach kontaktu
z organami podatkowymi.

W sprawach wymagających osobistego omówienia istnieje również możliwość umówienia spotkania stacjonarnego w siedzibie Dolnośląskiej Izby Lekarskiej przy ul. Kazimierza Wielkiego 45 we Wrocławiu w każdy poniedziałek roboczy w godzinach 11.00 – 14.00.

Spotkanie wymaga wcześniejszego umówienia M: 601 97 10 10

lub

w Kancelarii APTM ul. Legnicka 62 we Wrocławiu w dniach roboczych od poniedziałku do piątku w godzinach 09.00 – 15.00.

Spotkanie wymaga wcześniejszego umówienia M: 601 97 10 10.

Fot. na str. gł. magnific.com