Nabycie sprawdzające w prywatnym gabinecie lekarskim – na co musi uważać każda praktyka medyczna?

Fiskus coraz częściej sięga po nabycie sprawdzające, a na celowniku znajdują się nie tylko sklepy czy restauracje, ale również prywatne gabinety lekarskie, przychodnie i kliniki.

Na czym polega nabycie sprawdzające?

To jedno z narzędzi kontrolnych przewidzianych w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej. W praktyce sprowadza się ono do tego, że pracownik urzędu skarbowego, nie ujawniając swojej roli, występuje jako zwykły pacjent i korzysta z odpłatnej usługi – umawia się na wizytę, konsultację czy zabieg i płaci za nią tak, jak zrobiłaby to każda inna osoba. Personel gabinetu nie ma więc szans zorientować się w trakcie wizyty, że ma do czynienia z kontrolą – informacja o tym pojawia się dopiero po sfinalizowaniu płatności.

Fot. na str. gł. magnific.com

Sama kontrola odbywa się bezpośrednio w miejscu, gdzie świadczona jest usługa, czyli w recepcji lub gabinecie. Jej zakres jest jednak wąsko określony – urzędnik sprawdza wyłącznie dwie rzeczy:

• czy transakcja została zarejestrowana na kasie fiskalnej,
• czy pacjentowi wydano paragon.

Ustawodawca nie przewidział, by w ramach tej procedury oceniać cokolwiek poza tymi dwoma elementami – w szczególności nie służy ona do weryfikacji, czy dana usługa medyczna słusznie korzysta ze zwolnienia z VAT, ani do innych ustaleń podatkowych. Te kwestie pozostają w gestii odrębnych procedur, takich jak kontrola podatkowa. Rzeczywistość bywa jednak inna niż litera prawa – zdarza się, że urzędnicy przy okazji nabycia sprawdzającego dopytują też o sprawy, które formalnie wykraczają poza zakres tej procedury.

Ile takich kontroli faktycznie się odbywa?

To nie jest procedura marginalna – rocznie urzędnicy przeprowadzają ją ponad 50 tysięcy razy w całym kraju.  Bardziej niepokojący od samej liczby kontroli jest jednak trend w wykrywalności nieprawidłowości. Jeszcze w latach 2022–2024 urzędnicy stwierdzali uchybienia w mniej więcej co czwartej sprawdzanej transakcji (odsetek ten utrzymywał się na poziomie około 23%). W 2025 roku sytuacja wyraźnie się pogorszyła – nieprawidłowości potwierdzono już w co trzecim przypadku (33,33%), a łączna suma nałożonych mandatów sięgnęła 27,8 mln zł przy ponad 20 tysiącach ukaranych podmiotów. Dane za pierwsze cztery miesiące 2026 roku pokazują, że tendencja wzrostowa się utrzymuje – nieprawidłowości wykryto już w blisko 38% skontrolowanych przypadków (dokładnie 37,9%).

Innymi słowy: z każdym rokiem rośnie zarówno liczba kontroli, jak i skuteczność urzędników w wyłapywaniu uchybień, co dla praktyk lekarskich oznacza realnie rosnące ryzyko.

Jak w praktyce wygląda taka kontrola?

Nabycie sprawdzające, choć przeprowadzane incognito, nie zwalnia urzędnika z przestrzegania określonej procedury – musi on działać zgodnie z zasadą legalizmu.

Dopiero po opłaceniu wizyty urzędnik ujawnia swoją tożsamość: okazuje legitymację służbową i informuje personel, że doszło do nabycia sprawdzającego. Na tym etapie ma również obowiązek pouczyć lekarza lub osobę obsługującą recepcję o przysługujących jej prawach oraz ciążących na niej obowiązkach. Jeżeli kontrolowany zażąda tego wprost, urzędnik powinien dodatkowo okazać stałe upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wystawione przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego lub celno-skarbowego.

Zakończenie czynności dokumentowane jest na piśmie – w zależności od tego, czy stwierdzono nieprawidłowości, sporządzany jest protokół (w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden trafia do kontrolowanego) albo, gdy wszystko przebiegło zgodnie z przepisami, notatka służbowa.

Jak zabezpieczyć praktykę przed konsekwencjami takiej kontroli?

Fiskalizacja nie zna wyjątków. Praktycznie każda płatność pobrana od pacjenta prywatnego – niezależnie od tego, czy to konsultacja, zabieg, czy zaliczka – musi zostać zarejestrowana na kasie i zakończyć się wydaniem paragonu. Nie ma znaczenia pośpiech na recepcji, nietypowa godzina wizyty czy fakt, że płaci ktoś w imieniu pacjenta – żadna z tych okoliczności nie zwalnia z obowiązku fiskalizacji.

Paragon wydaj sam, z własnej inicjatywy. Sam wydruk podglądowy na ekranie systemu to za mało – dokument musi fizycznie trafić do rąk pacjenta zaraz po płatności. Kluczowa zasada: nigdy nie pytaj, czy paragon jest potrzebny. To nie jest uprzejmość wobec klienta, tylko obowiązek ustawowy, który spoczywa na Tobie niezależnie od preferencji pacjenta.

Awaria kasy bez zapasowego urządzenia oznacza brak możliwości przyjmowania płatności. Jeśli w recepcji zepsuje się kasa fiskalna, a gabinet nie dysponuje kasą rezerwową, nie wolno w tym czasie rozliczać wizyt gotówką ani kartą. Argument „system akurat nie działał” nie zostanie uznany podczas nabycia sprawdzającego. Wyjątki od tej zasady zdarzają się naprawdę rzadko (np. wielogodzinna awaria zasilania w całym mieście) i nawet wtedy zwykle sprowadzają się jedynie do czasowego ewidencjonowania sprzedaży w innej formie, z obowiązkiem wprowadzenia jej do kasy zaraz po usunięciu awarii. Warto mieć kasę rezerwową w zapasie – to najprostszy sposób, by awaria głównego urządzenia w recepcji nie oznaczała automatycznie przerwy w legalnym przyjmowaniu płatności.

Utrudnianie kontroli to osobne ryzyko. Za blokowanie lub utrudnianie urzędnikowi przeprowadzenia nabycia sprawdzającego grozi na podstawie Kodeksu karnego skarbowego grzywna do 720 stawek dziennych – niezależnie od tego, czy sama transakcja została prawidłowo rozliczona.

Zwrot towaru czy pieniędzy trzeba honorować. Gdy w ramach kontroli urzędnik zażąda zwrotu opłaty (np. za odwołaną konsultację), odmowa przyjęcia takiego zwrotu, odmowa zwrotu paragonu lub niezwrócenie pieniędzy stanowi odrębne wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny.

Warto mieć kasę rezerwową w zapasie – to najprostszy sposób, by awaria głównego urządzenia w recepcji nie oznaczała automatycznie przerwy w legalnym przyjmowaniu płatności.

Przeszkolenie recepcji jest równie ważne jak wiedza samego lekarza. To najczęściej rejestratorki i osoby obsługujące pacjentów przy okienku pobierają opłaty i wystawiają paragony, a nie lekarz osobiście. Brak świadomości albo rutynowe zaniedbania po stronie personelu mogą narazić całą praktykę na odpowiedzialność w razie kontroli.

Warto pamiętać, że ograniczenia z Prawa Przedsiębiorców dotyczące kontroli działalności gospodarczej tu nie obowiązują – nabycie sprawdzające rządzi się własnymi zasadami i nie da się go traktować tak jak standardowej kontroli firmy.

Mandat to często dopiero początek

Sama procedura nabycia sprawdzającego trwa krótko, ale nie warto jej lekceważyć – wykryte podczas niej uchybienia mogą dla urzędu skarbowego oznaczać wyraźny sygnał, że w danej praktyce warto przyjrzeć się rozliczeniom dokładniej. W wielu przypadkach mandat za brak paragonu czy niezaewidencjonowanie sprzedaży otwiera drogę do znacznie szerszej kontroli podatkowej – obejmującej choćby zasadność stosowanych zwolnień z VAT dla usług medycznych, czyli obszar, którego samo nabycie sprawdzające formalnie nie dotyka, ale który może stać się przedmiotem osobnego postępowania.

APTM Doradcy Podatkowi Pankowski, Miłek

Masz pytania ? Chcesz, żebyśmy sprawdzili Twoją sytuację i pomogli z formalnościami ? Skontaktuj się z nami.

Warto skorzystać z doradztwa podatkowego – bezpłatnie dla członków DIL

W codziennej praktyce lekarskiej kwestie podatkowe często schodzą na dalszy plan, a przecież odpowiednio dobrane rozwiązania mogą znacząco wpłynąć na bezpieczeństwo finansowe i komfort pracy. Dlatego Dolnośląska Izba Lekarska we Wrocławiu oferuje swoim członkom bezpłatny dostęp do profesjonalnego doradztwa podatkowego. Z konsultacji mogą skorzystać zarówno lekarze i lekarze dentyści prowadzący własną działalność, jak i ci wykonujący zawód w ramach umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

Usługa dostępna jest w ramach składki członkowskiej – nie wiąże się z dodatkowymi opłatami.

Wsparcie zapewnia firma APTM Doradcy Podatkowi s.c. specjalizująca się we współpracy z przedstawicielami zawodów medycznych. Zespół tworzą doradcy podatkowi, eksperci prawni oraz specjaliści w zakresie finansów i podatków, Jeśli chcecie Państwo skorzystać z porady, czy wyjaśnić problem podatkowy związany z wykonywaniem zawodu lekarza lub lekarza dentysty, prosimy o kontakt mailowy:  podatki@dilnet.wroc.pl. Po zgłoszeniu sprawy ustalony zostanie dogodny sposób konsultacji. Odpowiedzi i konsultacje udzielane są przede wszystkim mailowo, telefonicznie lub za pośrednictwem platformy Zoom. Z konsultacji mogą skorzystać zarówno lekarze i lekarze dentyści prowadzący własną działalność gospodarczą, jak i osoby wykonujące zawód w ramach umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, a także podmioty lecznicze o różnej formie prawnej.

Na co dzień wspieramy lekarzy i podmioty związane z ochroną zdrowia w sprawach podatkowych wymagających szczególnej ostrożności — zarówno na etapie czynności sprawdzających i kontroli, jak również w toku postępowań podatkowych oraz sporów prowadzonych przed sądami administracyjnymi.

Z praktyki wiemy, że sposób reakcji już na samym początku kontaktu z organem podatkowym może mieć istotny wpływ na dalszy przebieg sprawy, zakres obowiązków podatnika oraz poziom ryzyka podatkowego.

Dlatego, jeżeli:

• otrzymali Państwo zawiadomienie lub informację z urzędu dotyczącą czynności sprawdzających w zakresie rozliczeń podatkowych,
• w Państwa sprawie prowadzona jest kontrola podatkowa albo kontrola celno-skarbowa,
• toczy się postępowanie podatkowe,

możemy pomóc w ocenie sytuacji, uporządkowaniu dokumentów oraz przygotowaniu bezpiecznej i przemyślanej strategii dalszego działania.

Zapraszamy do kontaktu oraz krótkiej rozmowy, podczas której omówimy aktualny etap sprawy, wskażemy potencjalne obszary ryzyka i zaproponujemy możliwe kierunki działania. W wielu przypadkach już wstępna konsultacja pozwala uporządkować dalsze kroki, uniknąć pochopnych decyzji i ograniczyć ryzyka na kolejnych etapach kontaktu z organami podatkowymi.

W sprawach wymagających osobistego omówienia istnieje również możliwość umówienia spotkania stacjonarnego w siedzibie Dolnośląskiej Izby Lekarskiej przy ul. Kazimierza Wielkiego 45 we Wrocławiu w każdy poniedziałek roboczy w godzinach 11.00 – 14.00.

Spotkanie wymaga wcześniejszego umówienia M: 601 97 10 10

lub

w Kancelarii APTM ul. Legnicka 62 we Wrocławiu w dniach roboczych od poniedziałku do piątku w godzinach 09.00 – 15.00.

Spotkanie wymaga wcześniejszego umówienia M: 601 97 10 10.

Fot. na str. gł. magnific.com