Przedsiębiorcy w tym lekarze, korzystający z kas rejestrujących mają obowiązek przechowywania dokumentów fiskalnych (m.in. paragonów, faktur, raportów dobowych i miesięcznych).
Wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej oraz ustawy o rachunkowości.

Podstawy prawne

• Ustawa o VAT wskazuje, że dokumenty kasowe należy przechowywać przez okres wymagany dla dokumentacji podatkowej.
• Ordynacja podatkowa (art. 86 i art. 70) określa, że księgi podatkowe oraz powiązane dokumenty muszą być dostępne do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co co do zasady następuje po 5 latach, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.
• Ustawa o rachunkowości reguluje natomiast sposób przechowywania dowodów księgowych – powinny być one uporządkowane, łatwe do odszukania i zachowane w trwałej postaci (papierowej lub elektronicznej).

Okres przechowywania

W praktyce oznacza to, że:

• paragony, raporty i inne dokumenty fiskalne trzeba archiwizować przez minimum 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku,
• w przypadku przerwania lub zawieszenia biegu przedawnienia (np. w toku postępowania podatkowego) okres przechowywania ulega odpowiedniemu wydłużeniu.

Forma przechowywania

• W przypadku kas z papierowym zapisem kopii przedsiębiorca-lekarz musi drukować zarówno paragony, jak i ich kopie.
• W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii część dokumentów (np. paragony i raporty dobowe) może być archiwizowana wyłącznie na nośnikach informatycznych, pod warunkiem zapewnienia możliwości ich odtworzenia i wydruku.

Ważne!

Przepisy nie przewidują możliwości skrócenia okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych czy raportów. Dlatego przedsiębiorcy-lekarze powinni zadbać o odpowiednie i bezpieczne archiwizowanie dokumentów – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

APTM Doradcy Podatkowi Pankowski, Miłek

Masz pytania ? Chcesz, żebyśmy sprawdzili Twoją sytuację i pomogli z formalnościami ? Skontaktuj się z nami.

Doradztwo podatkowe dla członków DIL.

Dolnośląska Izba Lekarska we Wrocławiu oferuje swoim członkom bezpłatny dostęp do profesjonalnego doradztwa podatkowego. Usługa dostępna jest w ramach składki członkowskiej – nie wiąże się z dodatkowymi opłatami. Jeśli chcecie Państwo skorzystać z porady, czy wyjaśnić problem podatkowy związany z wykonywaniem zawodu lekarza lub lekarza dentysty, prosimy o kontakt mailowy:  podatki@dilnet.wroc.pl.  Ustalone zostaną szczegóły i termin konsultacji. Stacjonarnie przyjmujemy w poniedziałki od godz. 11.00 do 14.00 w siedzibie DIL przy ul. Kazimierza Wielkiego 45 lub online w dogodnym terminie i czasie (telefon lub platforma Zoom). Z konsultacji mogą skorzystać zarówno lekarze i lekarze dentyści prowadzący własną działalność, jak i ci wykonujący zawód w ramach umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej a także podmioty lecznicze o różnej osobowości prawnej.

Fot. na str. gł. Freepik