Szanowni Państwo,

Od 1 lutego 2026 r. funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), na który administracja skarbowa i przedsiębiorcy przygotowywali się przez wiele miesięcy.

Pierwsze faktury już spływają do systemu, a Państwo jako przedsiębiorcy muszą być przygotowani na konieczność ich odbierania.

Chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na dwa kluczowe aspekty związane z funkcjonowaniem tego systemu.

Obowiązek regularnego logowania do KSeF.

Faktury trafiają bezpośrednio do systemu KSeF i tylko tam są dostępne. Oznacza to, że muszą Państwo regularnie logować się do systemu, aby:
– odebrać wystawione na Państwa rzecz faktury,
– sprawdzić terminy płatności,
– zweryfikować poprawność dokumentów.

Brak logowania może skutkować przegapieniem terminów płatności, co może prowadzić do naliczenia odsetek czy problemów z kontrahentami.

Uwaga na oszustwa w KSeF.

 Ministerstwo Finansów ostrzega, że system może być wykorzystywany przez nieuczciwe podmioty do wystawiania fałszywych faktur. Ważne jest, aby wiedzieć, że KSeF weryfikuje jedynie poprawność techniczną dokumentu – nie bada, czy transakcja faktycznie miała miejsce.

Oznacza to, że również faktura pusta (wystawiona przez podmiot nieuczciwy) – o ile spełnia wymogi techniczne – zostanie przepuszczona przez system i trafi do Państwa. To na odbiorcy faktury spoczywa pełna odpowiedzialność za weryfikację, czy dokument jest prawdziwy i czy dokumentuje rzeczywistą transakcję.

Sytuacje, które powinny wzbudzić Państwa czujność:

1. Transakcja nigdy nie miała miejsca – otrzymaliście Państwo fakturę za zakup, którego w ogóle nie dokonaliście, od podmiotu wskazanego jako sprzedawca.
2. Nieznany kontrahent – faktura pochodzi od podmiotu, z którym nigdy Państwo nie współpracowali ani nie współpracujecie, a nie składaliście żadnych zamówień.
3. Brak wystawcy w rejestrach – po weryfikacji danych wystawcy faktury okazuje się, że nie występuje on:
   – w wykazie podatników VAT (biała lista podatników),
   – w ogólnodostępnych rejestrach podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (CEIDG, KRS).
4. Brak możliwości kontaktu – próby skontaktowania się z wystawcą faktury kończą się niepowodzeniem – telefony nie odpowiadają, adresy email są nieaktywne, pod wskazanym adresem firma nie istnieje.
5. Presja czasowa – faktura określa bardzo krótki termin płatności (np. 1-3 dni), wymuszając szybkie działanie i uniemożliwiając dokładną weryfikację wystawcy oraz prawidowości transakcji.
6. Błędy językowe – na dokumencie znajdują się liczne błędy: składniowe, stylistyczne, ortograficzne – sugerujące wystawienie faktury przy użyciu tłumacza internetowego lub przez osobę nieposługującą się w sposób wystarczający językiem polskim.

Powyższe sytuacje są jedynie sygnałami ostrzegawczymi, nie oznaczają automatycznie, że faktura jest fałszywa.
Należy zachować zdrowy rozsądek i dokonywać pełnej weryfikacji.

APTM Doradcy Podatkowi Pankowski, Miłek

Masz pytania ? Chcesz, żebyśmy sprawdzili Twoją sytuację i pomogli z formalnościami ? Skontaktuj się z nami.

Doradztwo podatkowe dla członków DIL.

Dolnośląska Izba Lekarska we Wrocławiu oferuje swoim członkom bezpłatny dostęp do profesjonalnego doradztwa podatkowego. Usługa dostępna jest w ramach składki członkowskiej – nie wiąże się z dodatkowymi opłatami. Jeśli chcecie Państwo skorzystać z porady, czy wyjaśnić problem podatkowy związany z wykonywaniem zawodu lekarza lub lekarza dentysty, prosimy o kontakt mailowy:  podatki@dilnet.wroc.pl.  Ustalone zostaną szczegóły i termin konsultacji. Stacjonarnie przyjmujemy w poniedziałki od godz. 11.00 do 14.00 w siedzibie DIL przy ul. Kazimierza Wielkiego 45 lub online w dogodnym terminie i czasie (telefon lub platforma Zoom). Z konsultacji mogą skorzystać zarówno lekarze i lekarze dentyści prowadzący własną działalność, jak i ci wykonujący zawód w ramach umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej a także podmioty lecznicze o różnej osobowości prawnej.