Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu – jak rozliczyć koszty?

Wielu przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu. Może to dotyczyć zarówno wykorzystywania całej nieruchomości, jak i tylko jej części. W takiej sytuacji pojawia się pytanie:

czy i w jaki sposób można ująć związane z tym wydatki w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Zasada ogólna

Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, a także jego zachowania lub zabezpieczenia, pod warunkiem że nie zostały one wymienione w katalogu kosztów wyłączonych w ustawie o PIT. Oznacza to, że przedsiębiorca może rozliczyć wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki powiązane z prowadzoną działalnością.

Uwaga: Ocena, czy dany wydatek można zaliczyć do kosztów, powinna być dokonywana indywidualnie – odrębnie dla każdego przypadku.

Jakie wydatki można ująć w kosztach?

Jeżeli firma jest prowadzona w mieszkaniu, do kosztów podatkowych można zaliczyć m.in.:

• czynsz,
• opłaty za media (prąd, woda, gaz, ogrzewanie),
• część odsetkową raty kredytu hipotecznego,

…ale wyłącznie w tej części, w jakiej są one związane z działalnością gospodarczą.

Ustawa o PIT nie wymaga, aby na potrzeby firmy wyodrębniać osobne pomieszczenie. Potwierdzają to interpretacje organów podatkowych, np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21 grudnia 2017 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.361.2017.1.ES.

Czynsz

Najczęściej stosuje się metodę proporcji, obliczając udział powierzchni wykorzystywanej na działalność w stosunku do całego mieszkania.

Przykład:
Mieszkanie ma 60 m², z czego 6 m² przeznaczone jest na działalność gospodarczą. Czynsz wynosi 800 zł miesięcznie:
(6 / 60) × 800 zł = 80 zł – tyle można ująć w kosztach.

Media

Podobnie jak w przypadku czynszu, wydatki na media można rozliczać proporcjonalnie. W przypadku znacznego zużycia związanego z działalnością warto rozważyć montaż oddzielnych liczników, co ułatwi precyzyjne wyliczenie kosztów.

Telefon i internet

• Telefon: Można rozliczać tylko część rachunku przypadającą na rozmowy służbowe (na podstawie bilingów) lub nabyć osobny telefon na potrzeby działalności – wówczas całość opłat można zaliczyć w koszty.
• Internet: Jeżeli umowa i faktury wystawiane są na firmę, opłata może w całości stanowić koszt podatkowy.

Odsetki od kredytu

Jeżeli mieszkanie zostało nabyte na kredyt hipoteczny, a jego część jest wykorzystywana w działalności, do kosztów można zaliczyć proporcjonalną część odsetek przypadającą na powierzchnię służbową.

Ważne: Amortyzacja mieszkania lub jego części – w przypadku wprowadzenia do ewidencji środków trwałych – nie stanowi kosztu podatkowego.

Podatek od nieruchomości

Jeśli część mieszkania jest formalnie przeznaczona na cele działalności, podatek od nieruchomości może być naliczany według wyższych stawek ustalanych uchwałą rady gminy. Wydatki te – w proporcji przypadającej na działalność – można ująć w kosztach.

Zmiana sposobu użytkowania lokalu (np. adaptacja pokoju na gabinet) może wymagać zgłoszenia do urzędu oraz zmiany stawki podatku. Natomiast działalność niewymagająca ingerencji w lokal (np. praca biurowa przy komputerze) zwykle nie powoduje konieczności takich formalności.

Dokumentowanie wydatków

Część kosztów można udokumentować tzw. dowodami wewnętrznymi, zawierającymi datę oraz podpis osoby dokonującej wydatku. Stosuje się je m.in. przy rozliczaniu proporcjonalnej części opłat za czynsz czy media, na podstawie faktur obejmujących całość mieszkania.

Podsumowanie:

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu pozwala w wielu przypadkach na rozliczenie części kosztów utrzymania lokalu. Kluczowe jest jednak prawidłowe ustalenie proporcji, odpowiednie udokumentowanie wydatków oraz upewnienie się, że są one bezpośrednio powiązane z uzyskiwaniem przychodu.

APTM Doradcy Podatkowi Pankowski, Miłek

Masz pytania ? Chcesz, żebyśmy sprawdzili Twoją sytuację i pomogli z formalnościami ? Skontaktuj się z nami.

Doradztwo podatkowe dla członków DIL.

Dolnośląska Izba Lekarska we Wrocławiu oferuje swoim członkom bezpłatny dostęp do profesjonalnego doradztwa podatkowego. Usługa dostępna jest w ramach składki członkowskiej – nie wiąże się z dodatkowymi opłatami. Jeśli chcecie Państwo skorzystać z porady, czy wyjaśnić problem podatkowy związany z wykonywaniem zawodu lekarza lub lekarza dentysty, prosimy o kontakt mailowy:  podatki@dilnet.wroc.pl.  Ustalone zostaną szczegóły i termin konsultacji. Stacjonarnie przyjmujemy w poniedziałki od godz. 11.00 do 14.00 w siedzibie DIL przy ul. Kazimierza Wielkiego 45 lub online w dogodnym terminie i czasie (telefon lub platforma Zoom). Z konsultacji mogą skorzystać zarówno lekarze i lekarze dentyści prowadzący własną działalność, jak i ci wykonujący zawód w ramach umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej a także podmioty lecznicze o różnej osobowości prawnej.